Ang pagka-epektibo sa usa ka pagdumala sa usa ka pisikal nga archive sa usa ka panon sa nag-agad sa ibabaw sa pagpatuman sa mga himan ug mga piho nga mga pamaagiKini mao ang importante kaayo alang sa usa ka negosyo nga nabalaka uban sa iyang mga dokumento. Mas labaw pa kay sa usa lamang ka legal nga pagpugos sa pagtuman, archiving mao ang usa ka kinahanglan. Maayo nga pagdumala sa tawo nga motubag ngadto sa tinuod nga ekonomikanhong mga isyu. Sa pagdumala sa kasamtangan nga talaan, intermediate ug sa pagdumala sa mga archives alang sa duha ka sa mga serbisyo nga dili sa pagbahin ug koordinasyon tali kanila: ang mga archives sa pag-alagad ug mga rekord sa tipiganan. Sa ingon, ang archiving sa papel nga mga dokumento mao ang usa ka pamaagi nga mahimong madali komplikado nga kon ang mga lagda ug maayo nga mga buhat kon sila dili nakahimamat, sa mga termino sa mga classification diha sa mga storage. Sa walay pagtagad sa mga matang o mga kalihokan sa mga panon sa pagdumala sa mga archives mao ang usa ka kinahanglan. Siya misugod sa lightly, bisan tuod kini mao ang base sa mga lihok sa usa ka priori yano nga: ang tumong sa Mga tanom mao ang sa ibabaw sa usa ka kamot, sa pagbaton ug paghupot sa mga dokumento sa mga panon sa maayo nga kahimtang, sa uban nga mga kamot sa pagpangita kanila o sa pagbalik kanila sa bisan unsang panahon.
Mao kana kon ngano, kini dili mao ang mikunhod ngadto sa usa ka yano nga storage aron sa pagtuman sa mga panahon sa paghawid, pagpanumdum sa mga papeles, apan base sa usa ka komprehensibo nga pagdumala sa papel archive, nga mao ang bahin sa usa ka archiving palisiya nga mahimong epektibo ug sustainable, sukad sa paglalang hangtud sa kalaglagan sa mga archives.
Sa pagdumala sa sa kasamtangan ug sa mubo nga archives alang sa pang-administratiba nga mga katuyoan nagkinahanglan sa piho nga mga himan ug mga piho nga mga pamaagi nagakuha sa ngadto sa account sa hugpong sa mga pagpilit nga may kalabutan sa pagdumala sa mga dokumento. Kini nga archiving nga pamaagi nagkinahanglan og labaw pa rigor ug sa katarungan, tungod kay kini naglakip sa: Ang mga pagdumala sa pisikal nga archive (ug ang archives) nga dili mahimo nga improvised. Pag-implementar sa usa ka gamhanan nga ug napamatud-an nga makatabang sa pagsiguro sa accessibility, kasaligan, ug sa kaligdong sa mga dokumento. Kini nga sistema nagsiguro sa suporta sa mga dokumento gikan sa iyang pagkalalang sa iyang archiving. Kini nagtanyag sa daghan nga mga posibilidad, nga sa ingon ang pagpatuman sa mga pamaagi ug sa access katungod. Uban sa pagtahod ngadto sa mga regulasyon sa pagtuman sa, adunay mga ISO sumbanan nga piho nga sa archiving, ug sa partikular sa mga sumbanan sa ISO nga nagsiguro sa: Alang sa piho nga mga kaso sa opisyal nga mga dokumento, sa mga sumbanan sa ISO nagsiguro sa mga regulasyon sa ilang mga sinulat sa pagkaagi nga ang mga sumbanan sa ISO, ingon sa siya sa katungdanan sa pagdumala sa mga datos sa mga rekord. Kini nga mga ISO mga sumbanan o NF transmitted ngadto nagpaila, sila mao ang dili pinugos nga ug dili kanunay sa usa ka garantiya sa ang labing dako nga professionalism. Kini mao ang sa exchange uban sa ikatulo nga-sa partido archiver, sa iyang kasinatian, ug ang iyang pagsabut sa imong aktwal nga mga panginahanglan, ikaw makakaplag og mga mamumulong nga imong gikinahanglan. Ang mga archives anaa sa tanan nga mga dokumento nga gihimo o nakadawat pinaagi sa usa ka negosyo nga panahon sa bisan unsa nga fiscal nga tuig sa iyang kalihokan. Busa, sila kinahanglan nga panalipdan sa: sila pagsubay sa tanan nga sa ekonomiya ug sosyal nga mga kalihokan sa mga panon. Ingon sa ilang mga substrates, sila mao ang mga lain-laing mga: Ang aktuwal nga pagdumala sa nag-agad sa ibabaw sa matang sa media sa tindahan ug pagklasipikar, apan usab sa archiving palisiya nga gipatuman sa kompanya (angay ngadto sa iyang organisasyon ug mga matang sa kalihokan) ingon nga ang piho nga mga matang sa matag archive (teoriya sa tulo ka mga katuigan): Komon nga mga Pangutana nga nag-atubang sa tighimo sa polisiya sa kapatagan sa classification ug archiving sa corporate mga dokumento sa pagpasaka sa mga dokumento sa usa ka panon sa magtigum sa nag-unang mga lagda sa pagsunod sa pagklasipikar usefully, sa epektibo nga paagi ug sa sustainably sa usa ka hugpong sa mga dokumento sa usa ka panon sa. Usa ka higayon o sa lain, usa ka kompanya nga nag-atubang sa problema sa archiving ug saba nga kini kinahanglan nga pagdumala, nga human kamo adunay nga gihimo o nakadawat. Himoa nga ang nagkadaghan nga tawo sa mga dokumento dili mao ang solusyon Sa pagpangita sa usa ka himsog nga kahimtang, adunay mga pamaagi sa ranggo nga gitudlo pinaagi sa mga generic nga termino alang sa Rekord sa Pagdumala. Kini mao ang usa ka himan alang sa rekord sa pagdumala sa diin nagsugyot nga pagtagad sa kanila ingon sa ilang pagkalalang: Ang tumong niini mao ang busa limitado ngadto sa kasamtangan ug sa mubo nga archives, samtang nagakuha sa ngadto sa account: sa punto sa panglantaw sa mga sumbanan ug regulasyon, Records Management mao ang usa ka proseso sa archiving usab kahon. Talaan sa Pagdumala na ang tumong sa sa usa ka internasyonal nga mga sumbanan, ISO, naangkon niadtong pinaagi sa association française de normalisation (AFNOR) sa ilalum sa mga titulo NF ISO. Records Management, busa, nagtumong sa talaan ug sa pagtagad sa mga dokumento, gikan sa iyang pagkalalang, ug busa, pailaya sa documentary nga proseso. Kini mao ang ngano nga kini naglakip sa mga pamaagi sa usa ka klasipikasyon nga plano o ang klasipikasyon sa plano, lakip na ang: Unsa ang kalainan sa klasipikasyon sa pagtipig, kini mao ang matahum nga ug maayo ang gibutang diha sa dapit nga pailaya sa pagdumala sa sumala sa usa ka klasipikasyon nga pamaagi makataronganon ug ang hinan-ay. Kini mao ang busa importante nga sa pag-alagad sa katungdanan sa pagbantay sa pagpatuman sa plano nga klasipikasyon pangutan-a ang husto nga mga pangutana, nga mao: nga Ang klasipikasyon sa kasamtangan nga mga rekord mao ang sukaranan nga, kini miingon nga orihinal ug makanunayon nga tungod sa kamatuoran nga siya kinahanglan gayud nga pagtahud sa kinabuhi sa mga archives ug nga kini busa mahimo nga sa pagpamalandong sa mga kalihokan sa mga panon. Sa pagbuhat sa ingon, usa ka klasipikasyon nga gihimo gikan sa mga paglalang sa mga tanom ug dili human sa pagkatinuod, ni sa pagpakunhod sa nagtapun sa pundok sa mga archives gitipigan nga walay ingon nga proseso o lainlainon. Ingon nga sa mga kon sa unsang paagi aron sa pagklasipikar, kini nagkinahanglan sa rigor.
Kini mao ang usa ka balido nga paagi sa walay pagtagad sa mga matang sa mga archives (kasamtangan, interim, sa katapusan).
Kini mao ang base sa sa mga kalainan nga gihimo sa kinaiyahan sa mga materyal nga: Ang ranggo mao ang puasa ug hapsay nga sa diha nga kini nagsugod sa ingon nga sa sayo kutob sa produksyon nga bahin sa mga archives.
Busa, kini mao ang tin-aw nga ang pagtukod sa usa ka plano nga klasipikasyon dili improvised ug nagkinahanglan sa usa ka daghan sa mga kinahanglanon aron mahimong epektibo. Nga mao ang ngano nga kini kinahanglan gayud nga estraktura sa mopahiangay: Kini kinahanglan gayud nga mahulog sa kanunay sa paglaom sa pagsiksik sa mga dokumento (kon sa unsang paagi aron dali ra sa pagpangita sa usa ka dokumento.) ug busa kinahanglan nga komprehensibo nga. Structurally, ang plano sa classification nga mga buhat diha sa usa ka makatarunganon ug organisadong paagi. Ang mga dokumento sa mga kategorya ug-apod-apod sumala sa usa ka makataronganon nga eskema ug usa ka hierarchy gikan sa kinatibuk-ang ngadto sa partikular nga. Ang tumong mao ang aron iapil sa tanan nga mga dokumento nga walay pagkawala sa katukma. Sa iyang komprehensibo nga kinaiya mao ang tungod sa kamatuoran nga siya anaa sa katungdanan sa pagbantay sa pagpasaka sa tanan nga mga dokumento nga nagpakita sa mga buluhaton sa mga panon, sa iyang kalihokan. Sa usa ka bug-os nga hugpong sa mga dokumento nga classified sa walay pagtagad sa mga matang sa pagtipig medium (papel, litrato, CD rom, electronic nga data) sa Katapusan, adunay tulo ka mga matang sa classification nga plano sumala sa mga matang sa mga kalihokan sa mga panon sa (mga gimbuhaton ug mga kalihokan), sa iyang organisasyon (gambalay nga operasyon) ug pinaagi sa mga butang. Ingon nga ang mga archives sa usa ka kompaniya mao ang usa ka pagpamalandong sa iyang kalihokan, usa ka kagustohan, sa bisan unsa nga pagtagad ang gihatag ngadto sa mga classification scheme functional. Apan, sa usa ka kombinasyon sa mga pamaagi mao ang dili aron sa dili iapil, gihatag, siyempre, sa pagbuhat sa dili mix sa mga tungtonganan sa pagkabahin-bahin, ug ibutang ang tanang mga folder sa sama nga ang-ang. Sa katapusan, ang kalampusan sa usa ka klasipikasyon nga pamaagi magdepende sa pag-alagad archive nga ang pagtukod sa mga resulta sa usa ka hingpit nga kahibalo sa operasyon, mga kalihokan sa kompanya ug sa serbisyo nga kini manager. Kini mao ang ngano nga ang usa ka imbestigasyon nga daan mao ang importante nga sa pagpalambo og usa ka plano sa klasipikasyon sa kamatuoran"ipahaum-gihimo". Salamat sa pagpatuman sa usa ka Talaan sa Pagdumala sa sulod sa kompanya nga gusto nga sa epektibo nga pagdumala sa mga archives, nga kini mao ang karon posible nga alang niini nga katapusan sa usa: sa pagdumala sa mga archives subject sa usa ka plano sa epektibo nga klasipikasyon dili malikayan nga modala ngadto sa usa ka ganancia sa panahon ug sa produksyon alang sa mga panon sa ug sa usa ka pagkunhod sa pagdumala sa gasto sa pag-adto sa sama nga direksyon. Sa epekto, sa usa ka nga klasipikasyon systematized archives naglakip sa usa ka sirkulasyon ug access sa hilabihan gayud gipahigayon, sa ingon makatabang sa pagpalambo sa performance sa mga panon. Ang katarungan sa archiving kinahanglan gayud nga dad-ngadto sa asoy sa gidugayon sa legal conservation sa mga dokumento aron pagtino kon unsa ka dugay sa usa ka producer nga adunay usa ka interes sa pagpreserbar sa iyang archival nga mga materyal, ug ang mga kapalaran sa niini nga mga dokumento sa katapusan sa niini nga yugto sa panahon.
Ang Basahon imbentaryo paghiusa sa gidaghanon ug sa bili sa mga kabtangan ug mga balaydan giila sa imbentaryo.
Ang mga paghukom nga naglangkob sa balaan nga mga kasulatan sa basahon-journal disaggregated sumala sa plano sa asoy sa mga panon, sa pagtuman ug panghimatuud sa mga basahon nga gikinahanglan.
